Bestyrelsen
Formand:
Stina Banke Noer
formanden@danskfellponyforening.dk
Næstformand/avlsrådgiver/showkoordinator:
Camille Emilie Hald
naestformanden@danskfellponyforening.dk
Kasserer:
Pia Aagaard Bach Hansen
kasseren@danskfellponyforening.dk
Sekretær:
Karina Lauridsen
sekretaeren@danskfellponyforening.dk
Medlem:
Heidi Horsbøll
bestyrelsen@danskfellponyforening.dk
Medlem:
Dorthe Larsen
bestyrelsen@danskfellponyforening.dk
Suppleant:
Jeanette Kunz
bestyrelsen@danskfellponyforening.dk
Suppleant:
Sara Brix
bestyrelsen@danskfellponyforening.dk
Forretningsorden
Forretningsordenen er bestyrelsens egne spilleregler og kan ændres af en samlet bestyrelse.
Møder
- Der afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder om året.
- Formanden, næstformanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer kan til enhver tid kræve afholdt bestyrelsesmøde.
- Der føres protokol/referat over bestyrelsesmøderne.
- Referatet udsendes til bestyrelsen senest to uger efter mødet til godkendelse.
- Efter endelig godkendelse offentliggøres det på Foreningens hjemmeside.
Indkaldelse
- Formanden indkalder til bestyrelsesmøderne.
- Hvis formanden er forhindret kan næstformanden indkalde.
- Møderne indkaldes med udsendelse af dagsorden mindst 8 dage før afholdelsen.
Ledelse
- Formanden leder møderne.
- Hvis formanden er forhindret, leder næstformanden møderne.
Afstemninger
- Afstemninger afgøres ved almindelig flertal. Personvalg dog med flest stemmer.
- Der kan normalt kun træffes beslutning om sager, der er optaget dagsordenen.
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig med min. 5 medlemmer tilstede.
Udvalg
- Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til særlige opgaver som opløses igen når opgaven er løst.
- Udvalg nedsat af bestyrelsen er ansvarlige overfor bestyrelsen.
- Udvalg valgt på generalforsamlingen er ansvarlige overfor generalforsamlingen.
- Alle udvalg har adgang til frit at fremføre alt overfor den myndighed de er ansvarlige overfor.
- Bestyrelsen har til enhver tid ret og pligt til at afhjælpe problemstillinger i alle udvalg ved dialog.
- Da bestyrelsen er økonomisk ansvarlig overfor foreningens økonomiske midler, er udvalgene forpligtigede til at søge bestyrelsen om foreningsmidler til arrangementer og lignende.
Information
- Bestyrelsen forpligtiger sig til og opfordrer udvalg og øvrige medlemmer til at informere hinanden via hjemmesiden, nyhedsbreve m.m.
Bestyrelsesopgaver
Ledelse
- Bestyrelsen har ansvaret for foreningens drift og virke mellem generalforsamlingerne.
Synliggørelse
- Bestyrelsen skal sørge for at synliggøre foreningen overfor potentielle medlemmer og brugere af foreningens tilbud.
Medlemspleje
- Bestyrelsen skal sørge for velkomstbrev til alle nye medlemmer.
- God medlemspleje giver glade medlemmer.
Visioner
- Bestyrelsen skal sørge for at ajourføre foreningens formål og forklare, hvad foreningens ide og formål betyder i dag.
- Samtidig må bestyrelsen opfange og lægge planer for foreningens virke. Den skal gennemføre generalforsamlingens beslutninger.
Økonomi
- Bestyrelsen skal føre kontrol med budget, regnskab og revisor.
- Ansvarlig for ansøgninger og dokumentation herfor, her under fondspenge m.m.
- Bestyrelsen skal samarbejde med andre for at kunne løfte større opgaver.
Vedtægter
- Bestyrelsen er ansvarlig for at ajourføre vedtægterne.
Bestyrelsens ansvar
- Bestyrelsesmedlemmer er ikke fredet for personligt ansvar. Handler foreningens bestyrelse uforsvarligt og i strid med det, man må forvente af en fornuftig bestyrelse, risikerer den at blive gjort personlig ansvarlig. I juridisk sprogbrug taler man om culparegel,
- der siger, at du skal opføre dig som en fornuftig mand/kvinde.
Typer af ansvar
- Bestyrelsesmedlemmernes ansvar kan deles op i moralsk, økonomisk og juridisk ansvar.
Moralsk ansvar
- Lede foreningen efter vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger
- Tage initiativ
- Holde vedtægterne ajourførte
- Følge formål og opgaver og sætte nye mål
Økonomisk ansvar
- At føre tilsyn med budget, regnskab, kasserer og revisor.
Juridisk ansvar
- Overholde landets love
- Give rigtige oplysninger til offentlige myndigheder i beretninger og regnskab.
Frasige ansvar
- Er man som bestyrelsesmedlem uenig i en beslutning, bør man sig frasige sig ansvaret og sørge for at dette bliver ført til protokol. På den måde kan man undgå at blive gjort ansvarlig i den konkrete sag.
Forventningsafstemning vedr. opgaver for medlemmer i DFPF’s bestyrelse
Formand:
- At sørge for at foreningens vedtægter efterleves i bestyrelsens arbejde.
- At være bærende i kontakten med samarbejdspartnere i Danmark og udland, her specielt have en god kontakt til England – Fell pony society.
- At have overblikket på bestyrelsens arbejde
- Holde for øje at foreningen et til for medlemmerne og gennem arrangementer og tiltag varetage medlemmernes interesser.
- At arbejde målrettet på at DFPF i nutid og fremtid er synlig og attraktiv for både interesserede, nye og gamle medlemmer.
- At arbejde målrettet på at Fell ponyen som race bliver så bredt repræsenteret, med fokus på racens karakteristika, kvaliteter og anvendelses muligheder.
Næsteformand:
- Være stedfortrædende ved formandens fravær.
- Holde styr på skuer og shows hvor DFPF’s medlemmer er inviteret til.
- Sørge for racerepræsentant ved disse – ikke nødvendigvis Næstformanden selv, men en valgt blandt bestyrelsen eller medlemmer der bor i området af hvor skuet skal afholdes.
- Pt. tovholder på ST. Hestedag show holdet og gennemførelsen af træning op til og gennemførelse af showet på dagen.
- Deltage i udfærdigelsen af skriftligt materiale.
- Være opmærksom på tiltag på landsplan og i udlandet, specielt Engelske, der kan have betydning for foreningens medlemmer og foreningen som helhed.
- I samarbejde med formand at sørge for at foreningens vedtægter overholdes
Kasserer:
- Afstemme regnskab og fremlægge dette på hvert bestyrelsesmøde.
- Ajourfører medlemsliste til hvert bestyrelsesmøde
- Udsende velkomstbrev til nye medlemmer
- Udsende fornyelsesbrev til medlemmer midt december.
- Udsende rykkerskrivelse til medlemmer midt februar.
- Holde styr på indbetalinger til shows m.m.
Sekretær:
- Indhente punkter til dagsorden og udsende denne senest 8 dage før afholdelse af bestyrelsesmøde
- Skrive referat til hvert bestyrelsesmøde.
- Indkalde til ordinær generalforsamling 1 mdr. før på foreningens hjemmeside og sende den ud på mail til medlemmerne.
- Indhente punkter til dagsorden og udsende denne senest 14 dage før generalforsamlingen, samt sende denne til hjemmeside og til medlemmerne på mail eller pr post.
- Indsende referat til hjemmesiden så det er på hjemmesiden senest 8 dage efter afholdt bestyrelsesmøde.
- Skrive referat til generalforsamlingen og indsende dette til hjemmesiden så det er på hjemmesiden senest 8 dage efter afholdt generalforsamling.
2. Bestyrelsesmedlem:
- Være deltagende og iderig på bestyrelsesmøder.
- Påtage sig opgaver af egen interesse, samt udelegerede opgaver.
- Være hurtig med respons da andres arbejde kan være afhængig af dette.
- Deltage i arrangementer hvor foreningen er repræsenteret.
- Være aktive i indsamling af sponsor gaver m.m.
Suppleanter:
- Være deltagende og iderige på bestyrelsesmøder
- Være klar på opgaver i forbindelse med arrangementer, racerepræsentation, skuer og shows m.m. hvor foreningen er inviteret.
- Give hurtig respons på uddelegerede opgaver.
- Være aktive i indsamling af sponsor gaver m.m.